Polityka prywatności

Obowiązuje od 7 listopada 2026 r.

Kwitomat jest zbudowany tak, żeby Twoje faktury i dane kontrahentów zostawały u Ciebie. Ta polityka wyjaśnia, jakie dane mimo to przetwarzamy, po co, gdzie i jak długo, oraz jakie masz prawa zgodnie z RODO (rozporządzenie UE 2016/679).

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest Vadzim Radzion, prowadzący działalność gospodarczą pod firmą Vadzim Radzion, ul. Kolorowa 11, 38-500 Sanok, NIP 6871958347, REGON 181078846, wpisany do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (dalej: „my”). Kontakt we wszystkich sprawach dotyczących danych: kontakt@kwitomat.pl.

2. Najważniejsze w skrócie

Faktury, kontrahenci, katalog usług i ustawienia firmy są przechowywane na Twoim urządzeniu w bazie zaszyfrowanej Twoim hasłem. Nie mamy do nich dostępu.
Synchronizacja przesyła wyłącznie dane zaszyfrowane na Twoim urządzeniu (szyfrowanie end-to-end). Klucz powstaje z Twojego hasła i Secret Key — nie znamy ani jednego, ani drugiego.
Aplikacja nie wysyła statystyk użycia, nie zawiera reklam ani narzędzi śledzących. Dziennik błędów trafia do nas tylko wtedy, gdy go wyślesz („Zgłoś problem”).
Strona kwitomat.pl (także pod adresem kwitomat.app) nie używa plików cookies.

3. Jakie dane przetwarzamy, w jakim celu i na jakiej podstawie

3.1. Strona internetowa

Strona jest udostępniana przez Cloudflare. Przy każdym wejściu Cloudflare przetwarza adres IP i dane techniczne przeglądarki, aby dostarczyć stronę i chronić ją przed atakami. Do zbiorczych statystyk odwiedzin używamy Cloudflare Web Analytics, które nie używa cookies i nie tworzy profili odwiedzających. Podstawa: nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) — działanie i bezpieczeństwo strony.

Tak samo udostępniane jest demo programu pod adresem demo.kwitomat.pl. Dane, które wpiszesz w demo, zostają w Twojej przeglądarce i znikają po zamknięciu karty — nie trafiają do nas. Z sieci demo pobiera tylko kurs NBP: przeglądarka łączy się bezpośrednio z api.nbp.pl, podając walutę i datę.

3.2. Korespondencja e-mail

Jeśli do nas napiszesz (np. prosząc o pomoc lub zgłaszając problem), przetwarzamy Twój adres e-mail i treść wiadomości, żeby odpowiedzieć. Wiadomości przychodzą przez Cloudflare Email Routing i są przechowywane w skrzynce Gmail (Google). Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO; jeśli wiadomość dotyczy umowy — art. 6 ust. 1 lit. b. Korespondencję przechowujemy, dopóki jest potrzebna do sprawy, i nie dłużej niż 3 lata od jej zakończenia, chyba że przepisy wymagają dłużej.

3.3. Aplikacja na urządzeniu

Dane, które wpisujesz w aplikacji (Twoja firma, kontrahenci, faktury, płatności, ustawienia), są zapisywane tylko na Twoim urządzeniu. Nie przetwarzamy ich i nie mamy do nich dostępu. Za te dane — w tym dane osobowe Twoich kontrahentów — odpowiadasz Ty jako ich administrator.

Aplikacja prowadzi też na urządzeniu dziennik diagnostyczny: kody błędów, nazwy ekranów i poleceń, czas zdarzeń, wersję aplikacji. Nie zawiera danych faktur, kontrahentów, kwot, numerów NIP, adresów e-mail ani haseł. Zajmuje do 2 MB, zdarzenia starsze niż 30 dni są usuwane. W „Ustawienia → Diagnostyka” możesz go przejrzeć, wyeksportować do pliku albo wyczyścić. Sam z urządzenia nie wychodzi.

3.4. Zgłoszenia problemów z aplikacji

Jeśli w „Ustawienia → Diagnostyka” klikniesz „Zgłoś problem”, a potem „Wyślij”, aplikacja przesyła na nasz serwer (działający na infrastrukturze Cloudflare):

dziennik diagnostyczny (pkt 3.3) — dokładnie ten tekst, który możesz przeczytać przed wysłaniem. Na początku jest opis stanu aplikacji: data i strefa czasowa, wersja aplikacji, system i jego przeglądarka (WebView — na Androidzie zwykle z modelem telefonu), język, wersja bazy, stan synchronizacji (czy jest włączona, przez jaką usługę, liczba zmian czekających na wysłanie i konfliktów, kod ostatniego błędu), środowisko KSeF i informacja, czy token jest zapisany (bez samego tokenu), oraz czy poczta jest skonfigurowana (bez adresu i hasła). Dalej — kody błędów, nazwy ekranów i poleceń, czas zdarzeń;
Twój opis problemu, jeśli go wpiszesz — prosimy, nie wpisuj w nim danych kontrahentów ani haseł;
adres IP — tylko w liczniku ograniczającym liczbę zgłoszeń (5 dziennie z jednego adresu), usuwanym po 2 dniach; nie zapisujemy go razem ze zgłoszeniem.

Bez Twojego kliknięcia nic nie jest wysyłane. Cel: znalezienie i naprawienie zgłoszonego błędu. Podstawa: nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) — obsługa zgłoszeń i poprawianie aplikacji. Zgłoszenie przechowujemy w Cloudflare R2 w jurysdykcji UE przez 90 dni, potem jest usuwane automatycznie. O nowym zgłoszeniu dostajemy e-mail z jego numerem i Twoim opisem (bez dziennika) — trafia do naszej skrzynki jak korespondencja z pkt 3.2.

Zgłoszenie nie jest powiązane z kontem ani adresem e-mail: po wysłaniu zobaczysz jego numer (np. KW-7F3A2B). Jeśli chcesz odpowiedzi albo usunięcia zgłoszenia przed upływem 90 dni, napisz na kontakt@kwitomat.pl i podaj ten numer.

3.5. Plan Kwitomat Pro: sprawdzanie i płatność

Aplikacja ma losowy numer konta (widoczny w „Ustawienia → Plan”), wspólny dla urządzeń połączonych synchronizacją. Nie zawiera imienia, adresu e-mail, NIP ani danych faktur. Aby wiedzieć, jaki masz plan, aplikacja wysyła na nasz serwer (działający na infrastrukturze Cloudflare) tylko ten numer — sama raz na dobę, częściej (co godzinę) w ostatnich dniach opłaconego okresu i zaraz po zakupie, a także po kliknięciu „Sprawdź” w „Ustawienia → Plan”. Serwer odpowiada podpisanym potwierdzeniem planu, które aplikacja sprawdza potem bez internetu. Adres IP trafia wyłącznie do licznika ograniczającego liczbę zapytań (60 na godzinę z jednego adresu), usuwanego po 2 dniach. Podstawa: nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) — działanie planów aplikacji, a przy planie Pro wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), żeby odnowiona subskrypcja nie wyłączyła się na urządzeniu.

Jeśli masz plan Pro, przechowujemy numer konta, datę, do której plan jest opłacony, sposób jego nadania i — przy zakupie — identyfikator klienta Stripe oraz identyfikator, status i datę ważności każdej subskrypcji Stripe. Podstawa: wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) — świadczenie planu Pro. Wpis usuwamy automatycznie rok po wygaśnięciu planu (do tego czasu można go przedłużyć bez zmiany numeru). Numer konta bez planu Pro nie jest u nas zapisywany.

Zakup. Formularz na stronie kwitomat.pl/cennik wysyła na nasz serwer tylko numer konta i wybrany okres (rok lub miesiąc). Serwer przekazuje numer Stripe — zapisuje się przy subskrypcji, żeby każda płatność i odnowienie trafiły do właściwego konta — i przekierowuje Cię na stronę płatności Stripe. Adres IP trafia wyłącznie do licznika ograniczającego liczbę prób (20 na godzinę z jednego adresu), usuwanego po 2 dniach. Płatność obsługuje Stripe Payments Europe, Limited (Irlandia) — dane karty i BLIK podajesz wyłącznie Stripe, my ich nie otrzymujemy. Od Stripe otrzymujemy: imię i nazwisko lub nazwę firmy, adres e-mail, adres rozliczeniowy, NIP (jeśli go podasz), kwotę, datę i status płatności. Cel: wykonanie umowy (plan Pro, odnowienia, anulowanie, zwroty), wystawienie faktury i obsługa reklamacji. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO, a dla faktur i ewidencji księgowej — art. 6 ust. 1 lit. c RODO (przepisy podatkowe). Dane płatności i faktury przechowujemy przez 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku za dany rok. Fakturę wysyłamy e-mailem jak korespondencję z pkt 3.2.

3.6. Synchronizacja przez Twój Dysk Google

Jeśli włączysz synchronizację między urządzeniami, aplikacja zapisuje zaszyfrowane pliki w ukrytym folderze aplikacji na Twoim koncie Google (uprawnienie drive.appdata — aplikacja nie widzi innych plików na Dysku). Dane trafiają bezpośrednio z Twojego urządzenia do Google; my ich nie otrzymujemy. Korzystanie z Dysku Google podlega zasadom Google.

Przy logowaniu aplikacja prosi Google także o adres e-mail Twojego konta Google (uprawnienia openid i email). Zapisuje go — razem z tokenem dostępu do Dysku — w zaszyfrowanej bazie na urządzeniu, pokazuje w „Ustawienia → Synchronizacja”, wpisuje do arkusza awaryjnego, jeśli go zapiszesz, a przy łączeniu kolejnego urządzenia sprawdza nim, czy logujesz się na to samo konto Google. Adresu ani tokenu nie wysyła do nas. Wyłączenie synchronizacji unieważnia token i usuwa adres z urządzenia; dostęp aplikacji odbierzesz też w ustawieniach konta Google (Bezpieczeństwo → Aplikacje innych firm).

3.7. Usługi zewnętrzne, z których korzysta aplikacja

Gdy funkcja tego potrzebuje, aplikacja łączy się bezpośrednio z Twojego urządzenia z:

Usługa	Po co i kiedy	Co jest wysyłane
NBP (api.nbp.pl)	kurs waluty — sam, gdy wybierzesz walutę lub zmienisz datę faktury, i na pulpicie	waluta i data
Biała lista VAT (Ministerstwo Finansów)	dane firmy, weryfikacja rachunku — po kliknięciu	NIP, numer rachunku
VIES (Komisja Europejska)	weryfikacja numeru VAT UE — po kliknięciu	numer VAT kontrahenta i Twój
GUS (BIR)	dane firmy — po kliknięciu	NIP, Twój klucz GUS
KSeF (Ministerstwo Finansów)	połączenie z KSeF i wysyłka faktur — po kliknięciu; status i UPO wysłanych faktur oraz faktury zakupowe — także sama	NIP Twojej firmy, Twój token KSeF, faktura (XML), numery wysłanych faktur; przy „Połącz podpisem” — podpisany przez Ciebie plik z danymi z certyfikatu podpisu (np. imię, nazwisko i PESEL)
Twój serwer poczty (SMTP)	wysyłka faktury e-mailem — po kliknięciu	wiadomość z załącznikiem

Nie pośredniczymy w tych połączeniach i nie otrzymujemy przesyłanych danych. Każdy z tych podmiotów przetwarza dane na własnych zasadach.

3.8. Rozpoznanie istniejącego konta

Gdy tworzysz konto, aplikacja sprawdza, czy konto z tym adresem e-mail nie działa już na innym Twoim urządzeniu — wtedy proponuje połączenie urządzeń zamiast drugiego, pustego konta. Sam adres e-mail nie opuszcza urządzenia: aplikacja wysyła na nasz serwer (działający na infrastrukturze Cloudflare) jego skrót (SHA-256), a serwer zapisuje tylko skrót tego skrótu obliczony z tajnym kluczem (HMAC). Serwer odpowiada wyłącznie „konto istnieje / nie istnieje” oraz „na którymś urządzeniu jest włączona synchronizacja / nie”.

Żeby ta odpowiedź była aktualna, każde urządzenie wysyła po utworzeniu konta, przy logowaniu nie częściej niż raz w miesiącu oraz po włączeniu lub wyłączeniu synchronizacji: skrót adresu e-mail, numer konta (pkt 3.5), losowy numer urządzenia i informację, czy synchronizacja jest włączona. Numery konta i urządzenia zapisujemy również tylko jako skróty z tajnym kluczem. Adres IP trafia wyłącznie do licznika ograniczającego liczbę zapytań (20 na godzinę z jednego adresu), usuwanego po 2 dniach. Wpis urządzenia, którego nikt nie potwierdził przez 400 dni, usuwamy automatycznie.

Podstawa: nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) — ochrona przed pomyłkowym utworzeniem drugiego konta, w którym brakowałoby Twoich faktur. Odpowiedź serwera jest tylko podpowiedzią: zawsze możesz utworzyć osobne konto. Możesz wnieść sprzeciw albo poprosić o usunięcie wpisów — napisz na kontakt@kwitomat.pl z adresu konta; obliczymy z niego skrót i usuniemy wpisy (samego adresu nie zapisujemy).

4. Odbiorcy danych

Korzystamy z dostawców, którzy przetwarzają dane w naszym imieniu na podstawie umów powierzenia:

Cloudflare, Inc. — strona, poczta przychodząca, serwer zgłoszeń problemów i powiadomienia o nich, sprawdzanie planu Pro i przekierowanie do płatności za niego, rozpoznanie istniejącego konta (pkt 3.8);
Google Ireland Ltd. — skrzynka e-mail (Gmail), w której przechowujemy korespondencję.

Stripe Payments Europe, Limited (Irlandia) obsługuje płatności za plan Pro; dane płatnicze przetwarza jako odrębny administrator, na zasadach opisanych na stripe.com/pl/privacy.

Dostawcy ci mogą przekazywać dane poza Europejski Obszar Gospodarczy (np. do USA) na podstawie standardowych klauzul umownych Komisji Europejskiej lub programu EU-US Data Privacy Framework. Nie sprzedajemy danych i nie udostępniamy ich w celach marketingowych.

5. Twoje prawa

Masz prawo do: dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Napisz na kontakt@kwitomat.pl — odpowiemy w ciągu miesiąca. Masz też prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl).

Podanie danych jest dobrowolne. Z aplikacji korzystasz bez przekazywania nam danych, z których bezpośrednio wynika, kim jesteś — trafiają do nas tylko losowe numery i skróty opisane w pkt 3.5 i 3.8; adres e-mail podajesz tylko wtedy, gdy chcesz, żebyśmy Ci odpowiedzieli, albo gdy kupujesz plan Pro (dane do płatności i faktury są wtedy potrzebne do zawarcia umowy).

6. Zautomatyzowane decyzje

Nie podejmujemy decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu.

7. Bezpieczeństwo

Baza na urządzeniu jest zaszyfrowana (SQLCipher). Dane synchronizacji są szyfrowane na urządzeniu przed wysłaniem, a klucz wymaga zarówno hasła, jak i Secret Key. Konsekwencja: nie możemy odzyskać Twoich danych ani zresetować hasła. Przechowuj bezpiecznie kod odzyskiwania i kopie zapasowe.

8. Zmiany polityki

O istotnych zmianach poinformujemy na tej stronie z wyprzedzeniem co najmniej 14 dni.